Organisation de séminaire

Organiser un séminaire est une tâche ardue, car il est essentiel au bon fonctionnement de l’entreprise et contribue à véhiculer la bonne image de votre société. Simplifiez l’organisation de votre séminaire en vous adressant à un établissement hôtelier. La gestion des prestataires se fait sur place, l’hôtel proposant des solutions clé en main et personnalisées, la logistique étant facilitée. Faites de votre manifestation une réussite en la confiant aux mains expertes de nos équipes.

Les différents types d’événements professionnels

  • Le séminaire :

  • Outil de management indispensable se déroulant sur une ou plusieurs journées, il permet de faire découvrir la stratégie et la vision globale de la société à ses salariés et d’établir un dialogue. Agrémenté d’activités ludiques, sportives ou culturelles afin de créer un esprit d’équipe, le séminaire se déroule en dehors du cadre professionnel habituel, dans un lieu adapté au message à délivrer.
  • Le team Building :

  • l’objectif est de renforcer la cohésion d’une équipe, d’en raffermir les liens dans notre société où les échanges entre les collaborateurs sont de plus en plus virtuels. Des ateliers interactifs, artistiques, sportifs, ludiques, créatifs ou culturels sont mis en place afin de créer ou favoriser l’esprit d’équipe, la solidarité, apprendre à mieux se connaître, apaiser des conflits, gérer son stress, renforcer la motivation et partager des émotions.
  • La convention :

  • ce temps fort réunit tout ou partie des collaborateurs pour marquer une étape importante d’une entreprise, souvent organisé dans le cadre d’un bilan annuel. Ce rassemblement de grande envergure reflète l’image de l’entreprise et nécessite un lieu approprié et une organisation rigoureuse et précise.
  • La soirée évènementielle:

  • axée sur le divertissement, cette soirée d’exception permet d’inviter clients et collaborateurs afin de leur offrir un moment de convivialité sous forme de repas, spectacles ou animations multiples et variés reflétant l’état d’esprit de l’entreprise. Le choix de la salle, de la décoration, du traiteur et de l’animation doit être confié à des professionnels.

Différence entre convention, séminaire, team building

Quelle que soit la formule choisie, votre manifestation doit rester un moment marquant pour l’entreprise et ses invités.

Une convention sera statique, les intervenants étant là pour informer les collaborateurs, clients ou financiers sur des faits marquants de l’entreprise. L’important est d’avoir une salle de grande capacité avec du matériel technique de qualité.

Un séminaire mêlera travail et convivialité, alternant les périodes où tous les participants se retrouvent en séances plénières et les moments de travail en petits groupes. La mobilité est de mise, le lieu doit être agréable tout en privilégiant une atmosphère de travail et d’échange.

Le team-building est là pour fédérer une équipe lors d’activités diverses proposées, sans aucun rapport avec l’entreprise. Le but est de sortir de l’environnement de travail pour vivre d’autres aventures et émotions avec ses collègues et collaborateurs. L’originalité prime.

Trouver un hôtel pour accueillir votre équipe et/ou vos clients

Allier séances de travail et convivialité dans un cadre d’exception est maintenant possible dans la région PACA. Le Grand Hôtel des Sablettes-Plage, situé au cœur de la Provence, au bord de la Méditerranée, dispose des agencements nécessaires à l’organisation de vos séminaires, conventions et team-building.

Pour une journée ou un week-end, le Grand-Hôtel des Sablettes-Plage saura répondre à vos exigences tant au niveau culinaire, que de l’accueil, avec les meilleurs services de l’hôtel et ses 75 chambres

Nos trois salles de réunion aménageables recevront vos collaborateurs ou clients en journée tandis que notre hôtel de standing accueillera vos convives en cas de manifestation prolongée.

Vous trouverez au même endroit tous les éléments nécessaires à un événement réussi qui marquera vos invités pour longtemps.

Privilégier un hôtel/restaurant avec une salle de séminaire

La modularité des salles de réunion du Grand Hôtel des Sablettes-Plage, ainsi qu’un mobilier adapté et un équipement de pointe, vous offre de multiples possibilités pour votre évènement : petites salles de travail, grandes séances plénières, salle de cocktail ou de soirée privée.

Une équipe de professionnels de l’événementiel spécialisée dans l’organisation de mariages, séminaires d’entreprise ou réceptions privées est prête à prendre en charge vos évènements professionnels, dans un cadre magnifique au bord d’une plage réputée à proximité de Toulon.

Cette journée sera agencée selon vos prérogatives et le restaurant gastronomique vous proposera son service traiteur pour vos pauses, votre déjeuner ou votre dîner.

Réussir son séminaire

L’organisation de séminaires à Toulon est un acte managérial majeur et mérite un travail de réflexion poussé et surtout se doit d’être réalisée par des spécialistes de la conception et de l’organisation de l’évènement, mais aussi des professionnels de la communication.

Il est primordial travailler sur la forme avec un site d’accueil favorable, une logistique irréprochable, une animation et des activités propices, et sur le fond avec un discours parfaitement élaboré.

 

 

Les objectifs du séminaire

Avant de se lancer dans la recherche d’un lieu, il est important d’identifier les objectifs de l’évènement. Afin de les rédiger facilement, posez-vous les bonnes questions. Quel sera le public (collaborateurs, clients, managers, partenaires…) ? Que voulez-vous obtenir des participants ? Quel message voulez-vous faire passer ?

Voici la liste des principaux objectifs d’un évènement professionnel :

  • Récompenser: associez une image plaisante et positive de votre entreprise en remerciant vos clients ou récompensant vos équipes méritantes.
  • Stimuler, fédérer: enlevez la pression aux équipes commerciales et faites passer vos messages de manière ludique et conviviale.
  • Un nouveau produit : un séminaire de lancement permettra d’en présenter les caractéristiques à vos clients ou à votre équipe commerciale qui pourront se l’approprier et se familiariser avec une prise en main exclusive.
  • Se réunir pour travailler : besoin d’avancer sur un projet ou élaborer une stratégie, changez de cadres tout en restant dans une ambiance studieuse.
  • Informer : communiquez sur l’entreprise auprès des partenaires ou des collaborateurs (nouveautés, bilan de fin d’année, présentation d’objectifs…)
  • Former : des experts apportent leur savoir à vos collaborateurs sur des sujets variés.

Les étapes de l’organisation d’un séminaire

Après avoir déterminé les objectifs de l’évènement, il faut :

  • Définir les cibles, le thème et le format — élaborer un cahier des charges.
  • Établir un budget.
  • Fixer une date.
  • Trouver un lieu en adéquation avec vos besoins, étudier les offres et réserver le lieu choisi, exemple : hotel pour séminaire)
  • Définir la liste précise des participants.
  • Établir un programme et les activités du séminaire (voir les activités team building à Toulon)
  • Déterminer les besoins techniques et logistiques.
  • Contacter les prestataires.
  • Communiquer autour de l’évènement (envoi des invitations, relances, reminder).

Évaluer les résultats du séminaire

Le séminaire vient de se terminer, mais votre travail n’est pas encore fini. Il est important de communiquer après l’évènement en envoyant des remerciements à tous les participants et un questionnaire d’évaluation qui vous permettra de faire un compte-rendu de la manifestation dans un deuxième temps.

Ce questionnaire permettra de savoir si les objectifs fixés ont été atteints, si le contenu a répondu aux attentes des participants et si le lieu et les animations leur ont plu et quels pourraient être les points d’amélioration.

 

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